Die Herausforderung
Manuelle Prozesse kosten Zeit, Geld und Transparenz
Viele Unternehmen stehen vor denselben Herausforderungen: Die manuelle Erstellung und der Versand von Belegen aus SAP ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mitarbeiter müssen PDFs einzeln generieren, E-Mails manuell erstellen und Dokumente separat archivieren – ein Prozess, der wertvolle Ressourcen bindet und die Produktivität erheblich einschränkt.
Diese Medienbrüche führen zu fehlender Transparenz über den Versandstatus, verzögerten Zahlungseingängen und einem hohen administrativen Aufwand. Die Folge: Ihr Unternehmen verliert wertvolle Zeit und Geld, während die Fehleranfälligkeit steigt und die Compliance-Anforderungen schwerer zu erfüllen sind.
Medienbrüche und Systemgrenzen
Dokumente müssen zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden, was zu Inkonsistenzen und Datenverlust führt.
Fehlende Transparenz
Keine zentrale Übersicht über versendete Belege, Zustellstatus oder offene Posten direkt im SAP-System.
Hoher administrativer Aufwand
Manuelle Prozesse binden Mitarbeiter in repetitiven Tätigkeiten statt in wertschöpfenden Aufgaben.
Verzögerter Zahlungseingang
Langsamere Belegzustellung führt zu längeren Days Sales Outstanding (DSO) und beeinträchtigt die Liquidität.
Messbare Vorteile
Konkrete Kennzahlen, die Ihre Investition rechtfertigen
Die Implementierung unserer SAP E-Mail Belegversand-Lösung liefert messbare, wirtschaftliche Ergebnisse, die sich direkt auf Ihre Bilanz auswirken. Unternehmen berichten von signifikanten Verbesserungen in Effizienz, Kosteneinsparung und Prozessgeschwindigkeit – und das bereits wenige Wochen nach der Implementierung.
1-2
Tage Implementierung
Minimale Einführungszeit dank nahtloser SAP-Integration und standardisierter Schnittstellen ohne lange Projektlaufzeiten.
80%
Weniger manueller Aufwand
Drastische Reduktion repetitiver Tätigkeiten, sodass Ihre Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
100%
Transparenz im SAP-System
Vollständige Sichtbarkeit aller Belegprozesse, Versandstatus und Archivierungsinformationen in Echtzeit.
Zusätzlicher Mehrwert: DSO-Reduktion durch Echtzeit-Verarbeitung
Durch die nahezu sofortige Zustellung von Rechnungen und anderen Belegen verkürzen Sie Ihre Days Sales Outstanding erheblich. Schnellere Rechnungszustellung bedeutet schnelleren Zahlungseingang und verbesserte Liquidität für Ihr Unternehmen. Viele Kunden berichten von einer Reduktion der DSO um mehrere Tage, was bei größeren Umsatzvolumina einen signifikanten finanziellen Vorteil darstellt.
Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit 50.000 Belegen pro Jahr konnte durch die Automatisierung die Bearbeitungszeit um 85% reduzieren und die DSO um durchschnittlich 4 Tage verkürzen – bei einer Implementierungszeit von nur 1,5 Tagen.
Kernfunktionen für maximale Automatisierung
Automatisierter Belegversand
Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Angebote und weitere Dokumente werden automatisch erstellt und versendet.
Personalisierte E-Mails
E-Mail-Inhalte werden individuell auf Basis von SAP-Belegdaten und Kundenstammdaten generiert.
Regelbasierte Steuerung
Intelligente Logik für die automatische Auswahl und den Versand von Anhängen wie AGB oder Leistungsnachweisen.
Multikanal-Output
Flexible Ausgabekanäle: E-Mail, Druck, elektronisches Archiv – alles aus einem System heraus gesteuert.
Revisionssichere Archivierung
Gesetzeskonforme Archivierung in PDF/A-Format mit vollständiger Nachvollziehbarkeit und Manipulationsschutz.
E-Invoicing-Ready
Unterstützung für XRechnung, ZUGFeRD und PDF/A-3 zur Erfüllung aktueller und zukünftiger E-Invoicing-Anforderungen.
Technische Integration und Compliance
Nahtlose SAP-Integration
Die Lösung integriert sich direkt in SAP SD (Sales & Distribution), FI (Financial Accounting) und PS (Project System), sodass alle relevanten Geschäftsprozesse abgedeckt werden. Durch die Nutzung standardisierter SAP-Schnittstellen entfallen aufwendige Customizing-Arbeiten.
- Volle Kompatibilität mit SAP ECC und SAP S/4HANA
- Keine Änderungen an SAP-Standardprozessen erforderlich
- Skalierbar für Enterprise-Anforderungen mit hohem Belegvolumen
Ideale Zielgruppen und Anwendungsszenarien
Unsere Lösung richtet sich gezielt an Unternehmen, die von Automatisierung am meisten profitieren – insbesondere solche mit hohem Belegaufkommen, komplexen Abrechnungsstrukturen oder strengen Compliance-Anforderungen.
High-Volume-Unternehmen
Produzenten, Händler und Dienstleister mit hohem monatlichem Belegaufkommen profitieren von massiver Zeitersparnis und Kostenreduktion.
Projektorganisationen
Beratungen, Ingenieurbüros und Dienstleister mit komplexer, projektbasierter Abrechnung erreichen höhere Genauigkeit und schnellere Fakturierung.
SAP-Bestandskunden
Unternehmen, die ihre bestehende SAP-Investition effizient erweitern möchten, ohne in neue Systeme investieren zu müssen.
Optionale Erweiterung: SAP Project Billing Automation
Für projektbasierte Organisationen bieten wir eine spezialisierte Erweiterung: Die SAP Project Billing Automation ermöglicht End-to-End-Automatisierung komplexer Projektabrechnungen. Von der automatischen Erstellung von Sammelbelegen über integrierte Genehmigungs-Workflows bis zum automatisierten Versand – alle projektspezifischen Anforderungen werden abgedeckt.
- Automatische Generierung von Sammelrechnungen nach definierten Regeln
- Integrierte Genehmigungs-Workflows für projektbezogene Freigaben
- Nahtlose Integration mit SAP PS und CO-Module
- Detaillierte Nachvollziehbarkeit aller Projektabrechnungen
Executive Fazit: Wirtschaftlicher Hebel statt IT-Projekt
Die Implementierung unserer SAP E-Mail Belegversand-Lösung ist kein klassisches IT-Projekt, sondern ein strategischer wirtschaftlicher Hebel. Sie senken messbar Kosten, beschleunigen kritische Geschäftsprozesse und sichern gleichzeitig Compliance und Revisionssicherheit. Der ROI ist innerhalb weniger Monate messbar und nachweisbar.
Kosten senken
Bis zu 80% Reduktion des manuellen Aufwands in der Belegverarbeitung.
Prozesse beschleunigen
Nahezu Echtzeit-Versand für verbesserte DSO und schnelleren Cashflow.
Compliance sichern
Revisionssichere Archivierung und E-Invoicing-Compliance garantiert.
Jetzt handeln und Wettbewerbsvorteile sichern
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